知っておきたい請求書の書き方、今なら1分で請求書は発行できます

請求書

事業をやっていると、請求書を発行するケースが増えてきます。

請求書の書き方にフォーマットはありませんので、エクセルやワードなどでテンプレートを作ってしまえば、あとは品目や宛名を変更するだけで、誰でも簡単に請求書を作ることは可能です。

また、最近は無料で使える請求書作成ソフトも登場しているので、そういったものを使うのも良い方法です。

私自身も、請求書作成ツールの雛形を使って日々の業務で請求書を発行していますが、これまで取引先とトラブルになったことは一度もありません。

今回は、私自身が気をつけている請求書を作成するときの注意点をまとめます。

請求書を発行する時に注意すること

請求書のデザインは自由ですが、相手に送るものなので「受取る側の気持ちになって」書くのが基本です。

見てすぐに振込金額がわかるか

円マーク

請求書を書く時に一番大切なことは、「見た時にすぐ内容が把握できるかどうか、とくに支払金額」だと思っています。

の3点です。

もしかすると、相手先は請求書を毎月何千通も処理しているかもしれません。

そうした場合、相手先の負担を少しでも軽減するために「税込のトータル支払金額が一瞬で目に入る」ようにしておくことは必須です。

本来であれば、振込先も一瞬で目に入るようにしておきたいのですが、振込先口座を大きく記載してしまうと、いかにも「支払ってください」といういやらしさが出てしまうのも事実なので、振込先となる銀行口座は小さく記載されていることが多いです。

記入漏れがないか確認する

チェックリスト

請求書に記載する内容は、

となります。
トータルの支払金額がしっかりと意思疎通できること」、「支払期限までに振込先口座に入金してもらえること」が最低限伝われば、その他の重要度は高くないかと思います。

請求書に角印は必要?

角印

私は過去に、「角印のない請求書は受付けられない」と言われたことがありますので、請求書に角印は押しておいた方が良いと思います。

ただ、不思議なことなのですが、この角印は「印刷されたもの」でも問題がないことがほぼ100%です。「請求書には角印が必要」というのは慣習なのかもしれませんね。

綺麗に押した角印をスキャナでとって画像にしておくことで、エクセルやワードにも簡単に貼り付けることができます。1通ずつハンコを押していてはあまりに面倒です。

個人事業主の方は、請求書に実印を使っているケースとオリジナルの角印を作って使っているケースが多いです。

PDFでも良いか原本が必要か

PDFの請求書

最近は、請求書の原本は不要で、PDFだけ送ってくださいということも増えました。

取引先によって、「PDFでもいいよ」という会社もあれば「原本が必要です」という会社もあります。

請求書の原本が不要な場合は、それだけで郵送費を削減できますので、原本が必要かどうか聞いてみることをおすすめします。

あまりに派手なデザインは控える

請求書の書き方やデザインは自由ですが、あまりに派手なデザインは控えた方が良いのはもちろんです。

請求書のデザインは自社のイメージにも繋がるので、デザイナーであればともなく通常の会社であれば質素でわかりやすいテンプレートの方が良いと思います。

デザインは質素でも、請求書にロゴマークを配置するだけで見栄えの良い請求書は完成します。

宛先を間違えると大問題に

怒るビジネスマン

請求書の発行で一番やってはいけないのが「宛先を間違えて送ってしまうこと」です。

友人から聞いた話なのですが、この失敗は大問題に発展することになり、自社の信頼を大きく落としてしまうことにも繋がります。

なぜなら、自社の取引先にA社、B社という2つの会社が存在していて、実はA社とB社はライバル同士であるケースも少なくありません。

つまり、A社に送付するはずだった請求書をB社に送ってしまうと、A社の取引内容がB社に漏れてしまうことになります。これは絶対に避けなければならないことです。

しかし、請求書作成ソフトを使っておけば、こうしたミスは起こらないので安心です。

請求書作成ツールの良いところ

請求書を作るOL

請求書作成ツールを使うと、取引先の名前や送付先住所を登録しておくことが可能です。

また、過去に作った請求書を元に複製して新しい請求書を作成することができるので、送付先を間違えてしまうこともありません。

どれだけ慎重に作っていても、長期的に請求書を発行していると、住所や名前を手入力していてはいずれミスは発生します

専用ソフトを使うことで、「住所間違い、発行先間違い、名前などの間違い」といったダメージの大きいミスをなくせるので、請求書作成ソフトは導入必須だと私は考えています。(請求書の宛先を間違いことに比べれば、品目などの間違いは謝れば済むことです)

また、請求書作成ツールは品目等を登録して使いやすくしたり、入金確認ができた請求書の消込がすぐに行えるため、管理の面から考えてもスマートです。

期限切れの請求書をすぐに把握できるので、未入金のクライアントにもすぐ確認が取れることも大きな利点です。

1通160円で発送代行してくれる

misocaの請求書発送代行

私が使っている請求書作成ツールの「Misoca(ミソカ)」は、格安で使うことが可能です。

Misocaには数多くの請求書テンプレートが用意されており、パソコンが苦手な方でも1分で簡単に見栄えの良い請求書を作ることができます。

また、Misocaの強力なサービスとして私が重宝しているのが、請求書の発送代行サービスです。

請求書作成ソフト「Misoca」で作った請求書はPDFファイルでダウンロードすることができますが、取引先によっては紙の請求書が必要となるケースも少なくありません。

このような場合に、Misocaから1クリックですぐ原本の発送を行うことができます。1通160円がかかりますが、郵送費を含んでいるのでコストパフォーマンスは高いです。

発送代行サービスを利用すると、下記のような形で相手先に請求書が届きます。機会処理で発行するので、請求書の折り目や封筒ののり付けもピシッとしており、手作業で発行するよりも印象は良いと思います。

misocaの請求書発送代行2

私はいつもこの方法で請求書を発行していますが、これまでにクライアントに文句を言われたことは一度もありません。

業界では、「MFクラウド請求書」も有名で、利用者数はMFクラウドの方が多いようです。

請求書を1分で作成(無料)

回収保証やクレジットカード支払いを付加できる

クレジットカード

Misocaがなぜ格安で使えるのかというと、オプションサービスの課金によって利益を出しているからです。

先ほど紹介した1通160円の郵送代行サービスも課金の1つです。

その他にも、請求書に専用のURLを記載して、そのURLからクライアントが簡単にクレジットカード払いができる仕組みを提供する「Misocaペイメント」や、発行した請求書の金額が回収できず、貸し倒れになったときの保証を付けられる「Misoca回収保証」などがあります。

いずれも、低コストで利用できる課金サービスなので、個人事業主や中小企業の方でも簡単に導入することが可能です。

これまでは、導入のハードルが高かった請求書のクレジットカード払いや回収保証サービスですが、無料の請求書作成ソフトと合わせて使えるのは大変便利ですよね。

請求書を1分で作成(無料)

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