知っておきたい請求書の書き方、今なら１分で請求書は発行できます

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事業をやっていると、請求書を発行するケースが増えます。

請求書の書き方にフォーマットはありませんので、エクセルやワードなどでテンプレートを作ってしまえば、あとは品目や宛名を変更するだけで、誰でも簡単に請求書を作ることは可能です。

また、最近は無料で使える請求書作成ソフトも登場しているので、そういったものを使うのもよい方法です。

私自身も、請求書作成ツールの雛形を使って日々の業務で請求書を発行していますが、これまで取引先とトラブルになったことは一度もありません。

今回は、私自身が気をつけている請求書を作成するときの注意点をまとめます。

請求書を発行するときに注意すること

請求書のデザインは自由ですが、相手に送るものなので「受取る側の気持ちになって」作るのが基本です。

おもな注意点として以下のようなものがあげられます。

見てすぐに振込金額がわかるか

請求書を書くときに一番大切なことは、「見たときにすぐ内容が把握できるかどうか、とくに支払金額がすぐわかるか」だと思っています。

• 税込のトータル支払金額がひと目見てわかること
• 品目ごとの金額がわかること
• 消費税の記載がどうなっているかすぐわかること

の３点です。

もしかすると、相手先は請求書を毎月何千通も処理しているかもしれません。

そうした場合、相手先の負担を少しでも軽減するために「税込のトータル支払金額が一瞬で目に入る」ようにしておくことは必須です。

本来であれば、振込先もひと目見てわかるようにしておきたいのですが、振込先口座を大きく記載してしまうと、いかにも「支払ってください」といういやらしさが出てしまうのも事実なので、振込先となる銀行口座は小さく記載しておく方が無難です。

記入漏れがないか確認する

請求書に記載する内容は、

• 宛先・送付元
• 請求書の発行日
• 請求書番号（管理用）
• 税込の支払金額（大きく）
• 請求品目の内訳と数量
• 税抜きトータル金額（小計）
• 税込トータル金額
• 振込先となる銀行口座
• コメント「※振込手数料は御社負担にてお願いいたします」
• 支払期限
• 角印
• 会社のロゴマーク

となります。
「トータルの支払金額がしっかりと相手に伝わること」、「支払期限までに振込先口座に入金してもらえること」を押さえておくことが大切です。

請求書に角印は必要？

私は過去に、「角印のない請求書は受付けられない」と言われたことがありますので、請求書に角印は押しておいた方がよいと思います。

ただ、不思議なことに、この角印は「印刷されたもの」でも問題がないことがほぼ100％です。「請求書には角印が必要」というのは慣習なのかもしれませんね。

綺麗に押した角印をスキャナでとって画像にしておくことで、エクセルやワードにも簡単に貼り付けることができます。１通ずつハンコを押していてはあまりに面倒です。

PDFでもよいか原本が必要か

最近は、請求書の原本は不要で、PDFだけ送ってくださいと言われることも増えました。

取引先によって「PDFでもいいよ」という会社もあれば「原本が必要です」という会社もあります。

請求書の原本が不要な場合は、それだけで郵送費を削減できますので、原本が必要かどうか聞いてみることをおすすめします。

あまりに派手なデザインは控える

請求書の書き方やデザインは自由ですが、あまりに派手なデザインは控えた方がよいのはもちろんです。

請求書のデザインは自社のイメージにも繋がるので、デザイナーであればともかく、通常の会社は簡素でわかりやすいテンプレートの方がよいと思います。

デザインはシンプルでも、請求書にロゴマークを配置するだけで見栄えのよい請求書は完成します。

宛先を間違えると大問題に

請求書の発行で一番やってはいけないのが「宛先を間違えて送ってしまうこと」です。

友人から聞いた話なのですが、この失敗は大問題に発展することになり、自社の信頼を大きく落としてしまうことにも繋がります。

なぜなら、自社の取引先にA社、B社という２つの会社が存在していて、実はA社とB社はライバル同士であるケースも少なくありません。

つまり、A社に送付するはずだった請求書をB社に送ってしまうと、A社の取引内容がB社に漏れてしまうことになります。これは絶対に避けなければならないことです。

しかし、請求書作成ソフトを使っておけば、こうしたミスは起こらないので安心です。

請求書作成ツールのよいところ

請求書作成ツールを使うと、取引先の名前や送付先住所を登録しておくことが可能です。

また、過去に作った請求書をもとに複製して新しい請求書を作成できるので、送付先を間違えてしまうこともありません。

どれだけ慎重に作っていても、長期間にわたって請求書を発行していると、住所や名前を手入力していてはいずれミスは発生します。

専用ソフトを使うことで、「住所間違い、相手先間違い、名前などの間違い」といったダメージの大きいミスをなくせるので、請求書作成ソフトは導入必須だと私は考えています（請求書の宛先を間違いことに比べれば、品目などの間違いは謝れば済むことです）。

また、請求書作成ツールは品目等を登録して使いやすくしたり、入金確認ができた請求書の消込がすぐに行えるため、管理の面から考えてもスマートです。

期限切れの請求書をすぐに把握できるので、未入金の取引先にも、すぐ確認が取れることも大きな利点です。

１通176円で発送代行してくれる

私が使っている請求書作成ツールの「Misoca（ミソカ）」は、格安で使うことが可能です。

Misocaには数多くの請求書テンプレートが用意されており、パソコンが苦手な方でも１分で簡単に見栄えのよい請求書を作れます。

また、Misocaの強力なサービスとして私が重宝しているのが、請求書の発送代行サービスです。

請求書作成ソフト「Misoca」で作った請求書はPDFファイルでダウンロードすることができます。しかし、取引相手によっては紙の請求書を求められるケースも出てくるかもしれません。

このような場合に、Misocaから１クリックですぐ原本の発送を行うことができます。１通税込みだと176円かかりますが、郵送費を含んでいるのでコストパフォーマンスは高いです。

発送代行サービスを利用すると、下記のような形で相手先に請求書が届きます。機械処理なので、請求書の折り目や封筒ののり付けもきちんとしており、手作業で発行するよりも印象はよいと思います。

私はいつもこの方法で請求書を発行していますが、これまでにクライアントに文句を言われたことは一度もありません。

業界では、「マネーフォワードクラウド請求書」も有名で、利用者数はマネーフォワードクラウドの方が多いようです。

回収保証やクレジットカード支払いを付加できる

Misocaがなぜ格安で使えるのかというと、オプションサービスの課金によって利益を出しているからです。

先ほど紹介した１通176円（税込）の郵送代行サービスも課金の１つです。

その他にも、Misocaで発行した請求書の決済にPayPal支払い（クレジットカード決済もしくは口座引き落とし）を付加できる「Misocaペイメント」や、発行した請求書の金額が回収できず、貸し倒れになったときの保証を付けられる「Misoca回収保証」などがあります。

いずれも、低コストで利用できる課金サービスなので、個人事業主や中小企業の方でも簡単に導入することが可能です。

これまでは、導入のハードルが高かった請求書のクレジットカード払いや回収保証サービスですが、無料の請求書作成ソフトと合わせて使えるのは大変便利です。