社員や取引先とのコミュニケーションに活用、メール・チャット・電話の次は動画です

動画コミュニケーション

仕事を進める上で、上司から部下に指示を出したり、社員同士で情報共有を行うこともありますよね。

この際、意思の伝達手段としては、

など、様々な方法があります。
常にメール、常に電話というよりも、「この要件を相手に伝えるために最も適していて、最も早い方法はどれか?」を考えて臨機応変に使い分けることが、ビジネスでは大切だと私は思っています。

私も会社を経営している身なのですが、取引先の営業マンの中にはコミュニケーション手段を限定している人が少なくありません。

海外出張などで数日不在にしていて電話に出られない時でも、常に電話をかけてくる人
→私が海外から帰ってくるまで要件を伝えられないので意思伝達が遅れてしまう。

緊急性の高い内容・文章に起こすのは複雑な要件でも常にメールしてくる人
→メールを見れない場合に返事が遅れてしまう。内容が複雑だと、要件の再確認だけで長文のメールを2往復・3往復しなければならないので、時間がかかる。

これではビジネスのスピードが落ちてしまいます。
社内・社外を問わず、コミュニケーション手段は複数確保しておき、その時々に応じて使い分けることが重要です。

動画メッセージは新しいコミュニケーションに使える

コミュニケーション

こうした状況で、私が最近積極的に活用しているのが、動画を使った意思伝達です。

最近はこの方法で要件を伝える事が多いのですが、社員や取引先からも「わかりやすい」と好評をいただいています。

動画メッセージが力を発揮するシーン

動画メッセージは、以下のような時に力を発揮します。

1.メール・電話のような双方向のコミュニケーションではなく、こちらから一方的に相手への指示出し・説明をしたい時。

2.説明が複雑になりそうな時。

3.実際の画面や資料を見てもらいながら説明したい時。

4.時間がある時に見てもらえればよい場合。

一方で、動画メッセージのデメリットも2つあります。

このうち、動画ファイルの容量に関しては特に気にする必要はありません。

ドロップボックスやGoogleドライブといったファイル共有ソフトを使えば、簡単に共有URLを発行できるので大容量の動画でも扱えます。

相手は、発行された共有URLをクリックするだけで、パソコン・スマホでどこからでもあなたの説明動画を見ることが可能です。

一方で、録画した動画を見るのに時間がかかるというデメリットには注意が必要です。

例えば、10分の動画を録画して相手に送るということは、相手の時間を10分奪ってしまうことになるからです。

ですので、簡単な内容はメール・チャットで行い、動画で要件を伝える場合でも、できる限りその内容は手短に、録画時間は最大でも10分以内に収めることを推奨します。

バンディカムというソフトがおすすめ

バンディカム

動画の撮影には、バンディカム(Bandicam)というソフトがおすすめです。

バンディカムはパソコンが苦手な方でも直感的に操作することができ、パソコンの画面を使いながら口頭で説明ができるので、相手にも伝わりやすいです。

また、画面上でクリックした部分を点滅させたり、重要な部分に印を付けるなど、「画面を操作しながら説明できる動画キャプチャ」として優れた機能を備えています。

これがバンディカムの操作画面です。
バンディカムの画面2

注釈などを付けることもできます。
バンディカムの画面3

バンディカムの料金プラン

無料プランが用意されているのですぐに使えます。

無料プラン
無料プランでも十分使えますが、無料版には2つ機能制限があります。1つめは、1回の操作で最大10分しか録画できないこと。もう1つは、動画にwww.bandicam.comのロゴが挿入されることです。

1-PC ライセンス
1台のパソコンにインストールして使えます。4,320円です。買い切りタイプなので、1度購入すれば、追加費用は一切かかりません。

2-PC ライセンス
1台のパソコンにインストールして使えます。6,480円で少しお得になっています。買い切りタイプなので、1度購入すれば、追加費用は一切かかりません。

無料版は10分毎に録画が停止されますが、もう一度録画ボタンを押せば連続して録画可能なので、十分使えます。

ただし、バンディカムのロゴマークが挿入されるのは嫌だなと思ったので、私は有料版を買いました。有料版は、1度支払いをするだけで永久に使えるのでコストパーフォーマンスは高いです。

→バンディカムの公式サイトはこちら

動画で上手に話す必要はない

コミュニケーション手段としての動画は、あくまでも自分の頭の中の考えを、できる限り正確に相手に伝えることが目的です。

上手く話す必要や、何度も撮り直す必要はありません。

私も考えながら動画を録画するので「えーっと、あー」といいながら話しています。最初は慣れませんが、何度か話しているうちにコツが掴めてくると思います。

私はこの方法を導入してから、ずいぶんと手軽に相手と情報共有することができるようになり、仕事のスピードも大幅に向上したと実感しています。

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