WEB明細は領収書や税務調査の資料に使える?紙の明細で管理する時代は終焉

領収書

事業を始めるとすごく気にするようになるのが領収書の存在です。

事業に関するものを買った時に「領収書ください」と言うのが日常的になのは、事業者ならではの習慣です。では、なぜ領収書を受け取る必要があるのか、改めて考えてみてください。

そうです、税務調査です。結局のところ毎日のように領収書を集めている理由は、数年に一度実施される可能性のある「税務調査」のためなのです。

ちなみに私は、これまで2度の税務調査を経験したことがあります。1度目は個人事業主から法人成りした時、2度目は法人で3期目が終わった時です。

別に悪いことをしていなくても税務調査は定期的にやってくるので、ある意味仕方のないことだと割りきっています。

クレジットカードの明細書は領収書代わりに使えるか

クレジットカード

現金で支払いをした時は紙の明細書をもらう必要があります。

しかし、事業をやっていると法人クレジットカードで支払いをする機会も多くなると思います。特に最近は、VISAデビット機能付きのキャッシュカードも増えましたから、今後はますますカード払いをする経営者が増えそうです。

では、クレジットカードやデビットカードの明細書(月に1回発行される書類)は領収書の代わりになるのか?

正解は、クレジットカードの明細書は領収書の代わりにはなりません。なぜかというと、カードの明細書はカード会社が発行したものであり、カードを利用したお店側が発行したものではないからです。

ですので、クレジットカードで支払いをした場合でも、カードの利用伝票をとっておくか領収書を発行してもらうことをおすすめします。

ただ、こちらの記事によるとクレジットカードで支払いをした場合、領収書を発行してもらっても、税法上の領収書には該当しないとのことです。。。

上記の記事を踏まえてまとめてみると、

クレジットカードで支払いをした場合

利用伝票(レシート) > 領収書 > 月1回発行の明細書

※左のものほど領収書としての効力が強い。
クレカ払いの場合、正式な領収書として認められるのは利用伝票(レシート)のみ。

となります。
こちらの記事を参考にすると、「クレジットカードの明細書には領収書と同様に証憑(しょうひょう)としての効力がある」と書かれています。意見が割れてますね。

調べて見ると、国税庁のホームページに正式回答がありました。

法人カードを利用している場合には、カード会社から一定期間ごとに請求明細書が交付されますが、この請求明細書は消費税法第30条第9項《仕入税額控除に係る請求書等の記載事項》に規定する請求書等に該当するのでしょうか。

クレジットカード会社がそのカードの利用者に交付する請求明細書等は、そのカード利用者である事業者に対して課税資産の譲渡等を行った他の事業者が作成・交付した書類ではありませんから、消費税法第30条第9項に規定する請求書等には該当しません。

しかし、クレジットカードサービスを利用した時には、利用者に対して課税資産の譲渡等を行った他の事業者が、「ご利用明細」等を発行しているのが通常です。

この「ご利用明細」等には、1その書類の作成者の氏名又は名称、2課税資産の譲渡等を行った年月日、3課税資産の譲渡等に係る資産又は役務の内容、4課税資産の譲渡等の対価の額、5その書類の交付を受ける者の氏名又は名称が記載されていることが一般的であり、そのような書類であれば消費税法第30条第9項に規定する請求書等に該当することになります。

「請求明細」と「ご利用明細」という言葉の違いがわかりにくいですが、国税庁の回答を読み解くとこのようになります。

請求明細
領収書として認められない。カード会社が毎月発行しているクレジットカードの請求書に記載されている利用品目リスト。

ご利用明細(利用伝票)
領収書として認められる。クレジットカード払いをした時にお店の人から渡される「カード利用明細」のこと。

結論:税務調査の資料には使えないのでWEB明細で良いのでは

WEB明細

結論をまとめます。

まずひとつめ。クレジットカードで支払いをした時はレシートまたは利用伝票をもらうこと。これが最も重要な書類で、領収書の代わりになるものです。

ふたつめ。クレジットカード払いの時に領収書を発行しても、これは正式な領収書としては認められない。つまり、クレジットカード払いにおいては領収書を求める必要はなし。店側も領収書の発行を拒否できるし、そもそも「領収書(クレジットカード払い)」と書かれているものは領収書の意味をなさないので、金額が5万円以上を超えても収入印紙を貼る必要はない。

みっつめ。クレジットカード会社から定期的に発行される請求明細(請求金額と利用品目リストが書かれているもの)も領収書としての効果はない。ただし、証憑(事実として認められるもの)としての効果はあるとの意見も。

つまり、利用伝票やレシート、または領収書をもらい忘れた時の最終手段として、税務調査の時に請求明細書を見せるという感じで考えておくとよい。

ということで、カード会社が毎月1回発行している明細書は領収書としては使えませんでした。(ただし税務調査では役立ちます)

正式な領収書ではないので、保管コストを考えると紙の請求明細を廃止し、WEB明細で管理した方がいいですよね。請求明細にはどのみち領収書の効果はないので、紙でもWEBでも問題ないということです。

ただし、WEB明細はカード会社によっては保管期限が決まっている場合もあるので、定期的にダウンロードしておくことをおすすめします。

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