個人事業主でもG Suiteの契約は可能?個人で使うメリット・デメリット

B! pocket

G Suiteと個人事業主

Googleが提供するGmailやGoogleカレンダーの有料サービス「G Suite(ジースイート)」は、個人でも利用可能です。

日常的に利用している、Gmail・Googleカレンダー・Googleドライブなどの使い方はそのままに、ビジネス用途でも使えるよう機能が強化されています。

G SuiteはソフトバンクやKDDI、ANAといった大企業で続々と導入されていますが、個人利用でも大企業が導入しているものと同じ機能が使えます。

なぜなら、G Suiteの利用料金は「1ユーザーあたり600円から」の従量課金制だからです。

利用人数に応じて利用料金が決まるため、個人から大企業まで、平等な料金で同様のサービスが提供されます。

個人で使う分には、無料版のGmail・Googleドライブなどを選択することもできますが、今回は有料版のG Suiteを個人利用するメリット・デメリットを解説します。

G Suiteを個人利用するメリット

G Suiteのアプリケーション

G Suiteは、これまで一般向けに提供されていたGoogleサービスの機能強化版です。

  • Gmail
  • Googleカレンダー
  • Googleドライブ(スプレッドシート・ドキュメント・スライド)
  • Googleサイト
  • Google Keep
  • ハングアウト Meet
  • Hangouts Chat
  • Google+

これらのGoogleサービスの機能強化版が、月額600円から使えます。

エクセル・ワード・パワポが苦手でもAIが助けてくれる

AI(人工知能)

G Suiteは、マイクロソフトのOffice製品と同様のツールを提供しています。

▼マイクロソフトのOfficeとグーグル製品の名称の違い

用途 マイクロソフト グーグル
表計算 エクセル スプレッドシート
資料作成 ワード ドキュメント
プレゼン パワーポイント スライド

最近では、Office製品を使う代わりに、これらのGoogle製品を使っている方も多いです。

事実、私の会社でも社内業務のやりとりは、GoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントで行っています。

Googleスプレッドシート、ドキュメント、スライドはいずれも、Office製品と互換性があります

取引先から送られてきたエクセルファイルをスプレッドシートで編集したり、スプレッドシートで作成したデータをエクセル形式にしてメール添付で送ることが可能です。

また、G Suite版のエクセル・ワード・パワポにはAI(人工知能)が搭載されています。

AIがすべての作業を自動的にやってくれるわけではありませんが、エクセル・ワード・パワポが苦手な人でも見栄えの良い資料がかんたんに作れるよう、AIがサポートしてくれます。

こちらの動画は、その内容をわかりやすく解説してくれています。

画面の右下に、「データ探索」というボタンがあります。困った時はこれを押してみます。

データ探索

すると、AI(人工知能)が以下のような提案を行ってくれます。

Googleスプレッドシート
入力しているデータを使って様々なグラフ描画やデータ分析結果を提案してくれる。
Googleドキュメント
インターネット上から資料作成に使える画像をすぐに探し出せる。
Googleスライド
プレゼン資料の作成に最適な見栄えの良いデザインを提案してくれる。

AIが提案してくれたグラフ・画像・デザインから気に入ったものが見つかれば、それをドラッグ&ドロップするだけで、作成中の資料に貼り付けることができます。

例えば、プレゼンテーション作成ツールの「Googleスライド」なら、このようなデザインや
Googleスライドの例

このような雰囲気の資料や
Googleスライドの例2

このようなイメージの資料が瞬時に作れます。
Googleスライドの例3

GoogleのAIが資料全体の「デザイン・文字色」と写真画像の「カット割り・拡大」をいい感じに調整してくれていることがわかるでしょうか。

いずれも、GoogleのAIが提案してくれるものを選ぶだけです。

このように、マイクロソフトのエクセル・ワード・パワポに相当するツールが使えること、そしてAIの提案によって資料作成をサポートしてくれるだけでも、G Suiteを利用する価値は十分あると感じます。

G Suiteはクラウドで使えるツールです。

つまり、パソコン・スマホ・タブレットなどあらゆる端末から閲覧・編集作業が行えます。

また、複数のユーザーで1つの資料を同時に編集することができるのも大きなメリットです。

例えば、私の会社では1つのスプレッドシート(表計算ソフト)を使って、3人で同時にデータ入力作業を行うこともあります。

1台のパソコンを使って顧客管理をするよりも、クラウド上にある1つのファイルに、それぞれのスマホからアクセスして顧客管理する方がスマートです。

もちろん、セキュリティ面に関しては問題ありません。

G SuiteはIT業界の世界大手であるグーグルが提供しているサービスであり、その実績は大企業への導入からも明らかです。

また、G Suiteは複数ユーザーで安全に使うための「管理機能」も提供しています。

リアルタイムの同時編集のイメージはこちらの動画がわかりやすいと思います。私の好きな動画のひとつです。

無料版のGoogleスプレッドシート・ドキュメント・スライドを使っているユーザーと一緒に、同時編集することも可能です。

ちなみに、これらの機能は無料版も提供されており、今のところ有料版との大きな違いはありません。

しかし、現在Googleは「AIファースト」というぐらい人工知能に力を入れているので、今後G Suite(有料版)と無料版に差が付けられる可能性は十分考えられます。

G Suite 公式サイトはこちら

Gmailが独自ドメインで使える

Gmailを独自ドメインで使う

G Suiteを個人利用する最大のメリットは、Gmailが独自ドメインで使えることにあると思います。

無料版のGmailは、「yamada@gmail.com」のように「gmail.com」のドメインが使われます。

しかし、無料のメールアドレスは信頼性の面で劣りますので、ビジネスで使うのであれば「独自ドメイン」のメールアドレスを使いたいところ。

G Suiteを導入することで、「yamada@keiei.co」のような独自ドメイン(この場合はkeiei.co、当サイトのドメインです)のメールアドレスが設定できます。

使い勝手は無料版のGmailと同じです。もちろん広告表示もありません。

私自身、これまで数多くのメールサービスを使ってきましたが、Gmailは最も使いやすくメールの処理が格段に上がりました。

Gmailは、広告なし・無料で使える・クラウド型のメールサービスです。

すでに世界中で使われており、安心して使えます。一昔前は、クラウド型のメールサービスであることに抵抗を示す方もいました。

しかし現在は、NTTドコモやKDDI(au)などが提供する「携帯メール」もすべて、クラウド型のメールサービスに移行しています。

Gmailは、パソコン・スマホ・タブレット、どの端末でも使うことができ、受信箱や下書きの内容は常に同期されています。

例えば、「自宅のPCで書きかけだったメールの下書きの続きを、出社中の電車の中で行い、スマホから送信する」と言った使い方も可能です。

私自身、Gmailを導入してからメール処理はほとんど、移動中に終えられるようになりました。

G Suiteではもちろん、前述のGoogleドキュメントやスプレッドシートも、スマホからの閲覧・編集が可能です。

Gmailを独自ドメインで使うやり方は下記の記事で詳しく解説しています。あわせてご覧ください。

Googleドライブの容量をアップ

Googleドライブ

Googleドライブは、グーグルが提供するオンラインストレージサービスです。

無料版は15GBのストレージ容量が提供されますが、G SuiteではGoogleドライブの容量が30GBにアップします。

上位プランのG Suite Businessを選択すると、ストレージ容量は無制限になります。(ただし5ユーザー未満での利用は1ユーザーあたり1TBが上限となります)

画像やエクセル・ワード等のファイル、PDFやフォトショップ、イラストレーターのファイルなど、あらゆるデータをクラウド上にアップすることができます。

そして、アップしたファイルは安全に社内・社外のユーザーに共有できます。

Googleドライブの優れているところは、ファイルをURLで共有できることです。

URLでファイルを共有することで、より安全にデータのやり取りができます。

これまでは、エクセルファイルをメールに添付して送っていました。

メール添付でファイルを送信すると、1つのファイルをやり取りするごとに同じようなファイルが複製されたり、さまざまな場所に点在することになります。

また、ファイルの送信先を間違えてしまった時は大きな問題に発展することもあります。(A社あての請求書を、誤ってA社のライバル企業であるB社に送信してしまったことを考えてみてください)

メールへのファイル添付では、添付されたデータが永久に自分または相手の受信ボックスに残る可能性もあり、セキュリティ上、好ましいとは言えません。

Googleドライブを使って共有すると?

Googleドライブでは、特定の相手に対して閲覧権限を付与し、URLを相手に通知することでファイルを共有します。

取引先は、画像やファイルの内容をGoogleドライブ上で閲覧できます。(もちろんファイルをダウンロードしてもらうことも可能です)

こうすることで、メール添付が不要となり、同じようなファイルが複数の場所に点在する心配もありません。

A社あての請求書のURLを、誤ってB社に送っても、B社に閲覧権限が付与されていなければ、その請求書が見られてしまうことはありません。

また、Googleドライブでは、クラウド上からデータを削除してしまえば、そのデータはどこにも残りませんので、機密性の高いデータのやりとりにも優れています。

※ただし、閲覧・編集権限の付与は相手がGoogleアカウントを持っていることが条件となります。

社内のファイルサーバーとして使えるGoogleドライブは、これからビジネスを展開していく上で「コア」となるツールです。

G Suiteでは、グーグルが提供する「オンライン上の安全な保管場所」を30GBも使うことができます。

クラウド(オンライン)での保管に不安を感じる方も多いと思いますが、下記の動画を見てもわかる通り、自社のPC内に保管するよりも安全です。

Googleでは世界最大規模のデータセンターで多重バックアップが取られていますので、データ消失の心配もありません。

Hangouts Chatでメールを超えたやりとり

Hangouts Chat

ここ数年、「チャット形式」でのやり取りが主流となりつつあります。

友人とのプライベートなやりとりは、LINEやFacebookメッセンジャーを使っている人が多いと思います。

ビジネス向けでは、

  • Slack(スラック)
  • ChatWork(チャットワーク)
  • Teams(ティームズ)

といったチャットツールが頻繁に使われています。

グーグルでも、新しく「Hangouts Chat(ハングアウツチャット)」というツールがリリースされました。

Hangouts Chatはまさに、スラックやチャットワークに対抗するGoogle版のビジネス向けチャットツールです。

Hangouts Chatでは、様々なBot(ボット)を追加することができ、Botがビジネスを支援してくれます。

Botの中にはAI(人工知能)を搭載したものも含まれており、ビジネスを展開する上で「秘書」のような役割を果たしてくれます。

残念ながら、現時点ではHangouts Chatに無料版はありません。

G Suiteを使っているユーザーだけが、Hangouts Chatを利用することができます。

また、Hangouts Meetは、Google版のスカイプです。

複数人でビデオチャットや音声会議が行えます。私の会社でもHangouts Meetを使って会議をしていますが、音声・画質ともにクリアです。

Hangouts Chatは、まだ生まれたばかりのツールですが、すでにネットでも大きな話題となっています。

今後、利用ユーザーの増加や機能強化が行われると、G Suite導入の大きなきっかけになることは間違いありません。

1名でも100名でも平等に使える

個人事業主

G Suiteは、個人1名での利用から大企業での利用にまで対応できるツールです。

1ユーザーあたりの従業課金制なので、小規模事業者や1名での利用が費用面で不利になることはありません

個人での利用におすすめしたい「G Suite Basic」なら、月額600円+税(年額6,000円+税)で使えます。

年間6,000円程度の料金であれば、独自ドメインのメールを利用できるだけでも、十分価値があると感じます。

G Suiteの料金プラン
  • Basic:600円
  • Business:1,200円
  • Enterprise:3,000円

※1ユーザーあたり月額料金
※税抜きです
※記事執筆時点(2018年4月30日)

Enterpriseは大企業向けの料金プランなので、個人事業主や個人利用の方が選択するメリットはほとんどありません。(主に監査機能が強化されています)

上位プランの「Business」は個人利用でも利用メリットがあります。

G Suite Business」を選択すると、「Google Cloud Search」や「Vault」も使えるようになります。

Google Cloud Search(クラウドサーチ)は、GmailやGoogleドライブなどあらゆる場所に点在するファイルを一括で検索できるサービスです。

また、これらの情報を読み取ってGoogleのAI(人工知能)が「やるべきこと」を提案してくれるアシスタント機能も提供します。

Vault(ボールト)は主に監査機能を提供します。

社員の不正などを監視したり、削除してしまったファイルを復元するツールですので、個人や個人事業主が1名で利用する場合は特に利用する機会はないと思います。

美容室のように、個人事業主でも複数の社員がいる事業所では、Vaultのような監査機能は役立ちます。

G Suite BasicとBusinessの料金比較と機能の違いは下記の記事で詳しく解説しています。あわせてご覧ください。

料金プランはいつでも、アップグレード・ダウングレードが可能です。

クラウドサーチなどのBusinessプラン独自の機能が気になる方は、最初にBusinessプランを使ってみて、必要ないと感じたらBasicにダウングレードできるので安心です。

また、G Suiteは14日間の無料お試しができます。

Google版のエクセル・ワード・パワポやAIによる提案など、G Suiteの機能を試しに使って見たい方は、無料お試しからはじめてみることをおすすめします。

G Suite 公式サイトはこちら

最後まで読んでいただきありがとうございました

0件のコメント

コメントを投稿する