Gmailに独自ドメインを設定して安全にメールの送受信を行う

Gmail

クラウド型のメールサービスであるGmailをビジネスに取り入れると、より全然に、しかも容量を気にせずファイルの送受信ができます。

メールサービスで最も高機能かつ世界シェアが大きいのは、グーグル社の「Gmail」です。

Gmailはメール本文に広告が入ることもなく、またパソコンやスマホでも利用できます。

もちろん、個人アカウントで利用する分には無料で使えます。

もし現在、自社でメールシステムを扱っているのであれば、Gmailへの乗り換えをおすすめします。

大企業ならともかく、個人事業や中小企業であれば自社でメールを保管するよりも、Gmailの提供するクラウドにデータを預ける方がセキュリティも高められます。

まずはこの動画をご覧ください。

実際、私もさまざまな方とメールのやり取りを行っていますが、たまに暗号化されていないメールを使っている会社があります。

非暗号化メール

Gmailでは上記のような非暗号化メールについても、アイコンでわかりやすく表示しています。

暗号化されていないメールは、もし傍受されてしまった時に内容が漏れてしまうので危険です。

Gmailは独自ドメインで利用できる

秘書

Gmailは独自ドメインで使えます。

つまり、会社のホームページなどで使っているドメイン「yamada@qooton.co.jp」のメールアドレスを使いながら、中身のメールシステムのみをGmailにすることができます。

Gmailといえば「yamada@gmail.com」のようなドメインが有名ですが、必ずしも「gmail.com」のドメインを使わなくてはならないわけではありません。

ただし注意点が1つあります。

今回私が推奨している「安全なメールサービス」はグーグルが提供している有料プランへの登録が必要です。

Gmailを独自ドメインで使う方法は2つあります

1つは有料、もう1つは無料だけで非推奨の方法です。

G Suiteのビジネス用Gmailを使う

G Suiteを使ったメール送信

こちらの方法は有料となりますが、独自ドメインのメールを使う中小企業の方には非常におすすめです。

グーグル社はビジネス用のツールとして「G Suite(旧名:Google Apps for Business)」を提供しています。

1ユーザーあたり年間6,000円で、以下のようなツールを使うことができます。

その他、多数のビジネスツールが使えます。

すべて自社ドメインに紐付けて使うことができるので、Gmailも独自ドメインで利用することが可能です。

いずれも、個人向けとしては無料で提供されているグーグルのサービスです。しかし、G Suiteのツールはビジネス用に機能強化されているため、社内でのファイル共有や意思疎通が行いやすくなります。

また、外部クライアントに対して、安全な通信でファイルを送信したり、大容量のファイルを扱うことも可能です。

G Suiteは、ANAやソフトバンク、一風堂など幅広い会社で導入されています。

また、1ユーザーあたりの課金となるため、企業規模を問わずに導入できるのも良い点です。

私の会社は社員数名規模の小さな会社ですが、G Suiteをビジネスに活用して日常業務に取り入れています。

POP3を使って自社のメールサーバーを使う

Gmailで独自ドメインを使う

こちらの方法は無料ですが、非推奨です。どうしてもGmailを独自ドメインで使いたい人向けです。

自社サーバーやレンタルサーバーを契約すると、メールシステムが付いていることがほとんどです。

その機能を独自ドメインと結びつけてメールの送受信を行っている事業者も多いと思います。

しかし残念なことに、こうしたメールシステムはたいてい「使いにくい」んですよね。。。またクラウドではないので積極的なアップデートが行われず、時代にそぐわない容量、機能であることが多いです。

ここで、送受信の機能だけでもGmailに置き換えることができないか?という発想で設定できるのが、こちらの方法です。

この方法は、これまで使っていた独自ドメインのメールシステムを、Gmail経由で送受信しているだけなので安全度は下がります。

メールサーバーは自社のサーバーを使うので、(Gmailにも送受信したファイルは蓄積されますが)ファイルの保管などは自社で行っているのと同じです。

Gmailでは大容量のファイルを扱うことができますが、あくまでも送受信は自社サーバー(またはレンタルサーバー)のメールシステムを経由して行われるので、そこでストップがかかる可能性もあります。

メリット
無料で独自ドメインのメールをGmailで送受信できる。

デメリット
メールデータや添付ファイルなどは自社のメールサーバーで保管しなければならない。

サーバーのデータが壊れてしまったり、サーバー業者がデータを消失してしまった場合のリスクは?

増え続けるメールデータの容量に限界がくる可能性。

また、システム的にスマホやタブレットでは使えないケースも多く、ビジネスのスピードが鈍化…

とはいっても、個人事業主やフリーランスの場合、予算的に有料プランのG Suiteを導入するのが難しいかもしれません。

そのような場合は、個人事業主であれば素直に無料アカウントの「gmail.com」ドメインを使ったほうが良いのではないか?というのが私の意見です。(個人アカウントならGmailは無料で使える)

Gmailを使う

とにかく無料でやりたいという方は、こちらのページを参考に設定すればGmailで独自ドメインを扱えるようになります。

インフラの部分はクラウドに移行した方が効率が良い

クラウド

現在は、メールやサーバーなどのITインフラは次々とクラウドへ移行しています。

そして、クラウドは大手のサービスである方が高いセキュリティと機能のアップデートが早いため、メリットが大きいです。

自社サーバーやレンタルサーバーでメール・ウェブを管理するよりも、インフラの部分は大手のクラウドサービスに移行した方が手間が省けます。

その分の浮いた時間を自社のビジネスに集中させる。これが、コア・コンピタンスの競争優位につながると思います。

実際、私の会社でも安全だと判断したクラウドサービスは積極的に活用するようにしていますし、当サイトでもそうしたサービスを紹介しています。

こちらのクラウドサービスもおすすめです

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