個人事業主でもGoogle Workspaceの契約は可能？個人で使うメリット・デメリット

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Googleが提供するGmailやGoogleカレンダーの有料サービス「Google Workspace（グーグルワークスペース）」は、個人でも利用可能です。

日常的に利用している、Gmail・Googleカレンダー・Googleドライブなどの使い方はそのままに、ビジネス用途でも使えるよう機能が強化されています。

Google WorkspaceはソフトバンクやKDDI、ANA、ファーストリテイリング（ユニクロ）といった大企業も続々と導入していますが、個人利用でも大企業が導入しているものと同じ機能が使えます。

なぜなら、Google Workspaceの利用料金は「１ユーザーあたり748円（税込）から」の従量課金制だからです。

利用人数に応じて利用料金が決まるため、個人から大企業まで、平等な料金で同様のサービスが提供されます。

個人で使うぶんには、無料版のGmail・Googleドライブなどを選択することもできますが、今回は有料版のGoogle Workspaceを個人利用するメリット・デメリットを解説します。

Google Workspaceを個人利用するメリット

Google Workspaceは、これまで一般向けに無償提供されていたGoogleサービスの「機能強化版」です。

• Gmail
• Googleカレンダー
• Googleドライブ（スプレッドシート・ドキュメント・スライド）
• Googleサイト
• Google Keep
• Google Meet
• Google Chat

これらのGoogleサービスの機能強化版が、月額748円（税込）から使えます。

エクセル・ワード・パワポが苦手でもAIが助けてくれる

Google Workspaceは、マイクロソフトのOffice製品と同様のツールを提供しています。

▼マイクロソフトのOfficeとグーグル製品の名称の違い

用途	マイクロソフト	グーグル
表計算	エクセル	スプレッドシート
資料作成	ワード	ドキュメント
プレゼン	パワーポイント	スライド

最近では、Office製品を使う代わりに、これらのGoogle製品を使っている方も多いです。

事実、私の会社でも社内業務のやりとりは、GoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントで行っています。

Googleスプレッドシート、ドキュメント、スライドはいずれも、Office製品と互換性があります。

取引先から送られてきたエクセルファイルをスプレッドシートで編集したり、スプレッドシートで作成したデータをエクセル形式にしてメール添付で送ることが可能です。

また、Google Workspace版のエクセル・ワード・パワポにはAI（人工知能）が搭載されています。

AIがすべての作業を自動的にやってくれるわけではありませんが、エクセル・ワード・パワポが苦手な人でも見栄えのよい資料がかんたんに作れるよう、AIがサポートしてくれます。

こちらの動画は、その内容をわかりやすく解説してくれています。

画面の右下に、「データ探索」というボタンがあります。困ったときはこれを押してみます。

すると、AI（人工知能）が以下のような提案を行ってくれます。

Googleスプレッドシート

入力しているデータを使ってさまざまなグラフ描画やデータ分析結果を提案してくれる。

Googleドキュメント

インターネット上から資料作成に使える画像をすぐに探し出せる。

Googleスライド

プレゼン資料の作成に最適な見栄えのよいデザインを提案してくれる。

AIが提案してくれたグラフ・画像・デザインから気に入ったものが見つかれば、それをドラッグ＆ドロップするだけで、作成中の資料に貼り付けることができます。

たとえば、プレゼンテーション作成ツールの「Googleスライド」なら、このようなデザインや

このような雰囲気の資料や

このようなイメージの資料が瞬時に作れます。

GoogleのAIが資料全体の「デザイン・文字色」と写真画像の「カット割り・拡大」をいい感じに調整してくれていることがわかるでしょうか。

私たちは、GoogleのAIが提案してくれた複数パターンのデザインから、気に入ったものを選ぶだけです。

このように、マイクロソフトのエクセル・ワード・パワポに相当するツールが使えること、そしてAIの提案によって資料作成をサポートしてくれるだけでも、Google Workspaceを利用する価値は十分あると感じます。

無料版のGoogleスプレッドシート・ドキュメント・スライドを使っているユーザーと一緒に、同時編集することも可能です。

ちなみに、スプレッドシート・ドキュメント・スライドは無料版も提供されており、今のところ有料版との大きな違いはありません。

しかし、現在Googleは「AIファースト」というぐらい人工知能に力を入れているので、今後Google Workspace（有料版）と無料版に差が付けられる可能性は十分考えられます。

Google Workspace 公式サイトはこちら

Gmailが独自ドメインで使える

Google Workspaceを個人利用する最大のメリットは、Gmailが独自ドメインで使えることにあると思います。

無料版のGmailは、「yamada@gmail.com」のように「gmail.com」のドメインが使われます。

しかし、無料のメールアドレスは信頼性の面で劣りますので、ビジネスで使うのであれば「独自ドメイン」のメールアドレスを使いたいところ。

Google Workspaceを導入することで、「yamada@keiei.co」のような独自ドメイン（この場合はkeiei.co、当サイトのドメインです）のメールアドレスが設定できます。

使い勝手は無料版のGmailと同じです。もちろん広告表示もありません。

私自身、これまで数多くのメールサービスを使ってきましたが、Gmailはもっとも使いやすくメールの処理が格段に上がりました。

Gmailは、広告なし・無料で使える・クラウド型のメールサービスです。

すでに世界中で利用実績があり、安心して使えます。一昔前は、クラウド型のメールサービスであることに抵抗を示す方もいました。

しかし現在は、NTTドコモやKDDI（au）などが提供する「携帯メール」もすべて、クラウド型のメールサービスに移行しています。

Gmailは、パソコン・スマホ・タブレット、どの端末でも使うことができ、受信箱や下書きの内容は常に同期されています。

たとえば、「自宅のPCで書きかけだったメールの下書きの続きを、出社中の電車の中で行い、スマホから送信する」と言った使い方も可能です。

私自身、Gmailを導入してからメール処理はほとんど、移動中に終えられるようになりました。

Google Workspaceではもちろん、前述のGoogleドキュメントやスプレッドシートも、スマホからの閲覧・編集が可能です。

Gmailを独自ドメインで使うやり方は下記の記事でくわしく解説しています。あわせてご覧ください。

Googleドライブの容量をアップ

Googleドライブは、グーグルが提供するオンラインストレージサービスです。

無料版では15GBのストレージ容量を提供していますが、Google WorkspaceではGoogleドライブの容量が30GBにアップします。

上位プランのGoogle Workspace Business Standardプランを選択すると、ストレージ容量は２TBになります。

※いずれのプランでも追加料金を支払うことでストレージ容量を無制限に拡張できます。

画像やエクセル・ワード等のファイル、PDFやフォトショップ、イラストレーターのファイルなど、あらゆるデータをクラウド上にアップすることができます。

そして、アップしたファイルは安全に社内・社外のユーザーに共有できます。

Googleドライブの優れているところは、ファイルをURLで共有できることです。

URLでファイルを共有することで、より安全にデータのやり取りができます。

これまでは、エクセルファイルをメールに添付して送っていました。

メール添付でファイルを送信すると、１つのファイルをやり取りするごとに同じようなファイルが複製されたり、さまざまな場所に点在することになります。

また、ファイルの送信先を間違えてしまった時は大きな問題に発展することもあります（A社あての請求書を、誤ってA社のライバル企業であるB社に送信してしまったことを考えてみてください）。

メールに添付されたファイルのデータは、永久に自分または相手の受信ボックスに残ってしまうため、セキュリティ上、好ましいとは言えません。

社内のファイルサーバーとして使えるGoogleドライブは、これからビジネスを展開していく上で「コア」となるツールです。

Google Workspaceでは、グーグルが提供する「オンライン上の安全な保管場所」を30GBも使うことができます（Business Starterプランのストレージ容量）。

クラウド（オンライン）での保管に不安を感じる方も多いと思いますが、自社のPC内に保管するよりも安全です。

Googleでは世界最大規模のデータセンターで多重バックアップが取られていますので、データ消失の心配もありません。

Google Chatでメールを超えたやりとり

ここ数年、「チャット形式」でのやり取りが主流となりつつあります。

友人とのプライベートなやりとりは、LINEやFacebookメッセンジャーを使っている人が多いと思います。

ビジネス向けでは、

• Slack（スラック）
• ChatWork（チャットワーク）
• Teams（ティームズ）

といったチャットツールが頻繁に使われています。

グーグルも新しく「Google Chat（グーグルチャット）」というツールをリリースしました。

Google Chatはまさに、スラックやチャットワークに対抗するGoogle版のビジネス向けチャットツールです。

Google Chatでは、さまざまなBot（ボット）を追加することができ、Botがビジネスを支援してくれます。

Botの中にはAI（人工知能）を搭載したものも含まれており、ビジネスを展開する上で「秘書」のような役割を果たしてくれます。

また、Google Meetは、Google版のスカイプ（またはZOOM）です。

複数人でビデオチャットや音声会議が行えます。私の会社でもGoogle Meetを使って会議をしていますが、音声・画質ともにクリアです。

なおGoogle Chatは、有料版と無料版では機能に違いがあるため注意が必要です。メッセージの編集や削除など無料版では一部できないことがあります。

今後、利用ユーザーの増加や機能強化が行われると、Google Workspace導入の大きなきっかけになることは間違いありません。

１名でも100名でも平等に使える

Google Workspaceは、個人１名での利用から大企業での利用にまで対応できるツールです。

１ユーザーあたりの従業課金制なので、小規模事業者や、１名で利用する個人が、費用面で不利になることはありません。

個人での利用におすすめしたい「Google Workspace Business Starter」なら、月額748円（税込）で使えます。

月間数百円の料金であれば、独自ドメインのメールを利用できるだけでも、十分価値があると感じます。

このほかに、大企業向けの料金プランがあります（おもに監査機能が強化されています）。

上位プランの「Business Standard」は個人利用でも利用メリットがあります。

「Google Workspace Business Standard」を選択すると、「Google Cloud Search」が使えるようになり、ストレージ容量も２TBにアップします。

Google Cloud Search（クラウドサーチ）は、GmailやGoogleドライブなどあらゆる場所に点在するファイルを一括で検索できるサービスです。

また、これらの情報を読み取ってGoogleのAI（人工知能）が「やるべきこと」を提案してくれるアシスタント機能も提供します。

Business Plusプランでは、Vault（ボールト）という監査機能が使えます。

社員の不正などを監視したり、削除してしまったファイルを復元するツールですので、個人や個人事業主が１名で利用する場合は特に利用する機会はないと思います。

美容室のように、個人事業主でも複数の社員がいる事業所では、Vaultのような監査機能は役立ちます。

Google Workspaceの上位プランを選択すると、上記の追加機能も利用できるようになります。

Google Workspace Business StarterとBusiness Standardの料金比較と機能の違いは下記の記事でくわしく解説しています。あわせてご覧ください。

料金プランはいつでも、アップグレード・ダウングレードが可能です。

クラウドサーチなどのBusiness Standardプラン独自の機能が気になる方は、最初にBusiness Standardプランを使ってみて、必要ないと感じたらBusiness Starterにダウングレードできるので安心です。

また、Google Workspaceは14日間の無料お試しができます。

Google版のエクセル・ワード・パワポやAIによる提案など、Google Workspaceの機能を試しに使って見たい方は、無料お試しからはじめてみることをおすすめします。

Google Workspace 公式サイトはこちら