貸し会議室を３分で予約！TKPのクラウドスペースで１時間から打ち合わせスペースを確保
執筆者：川原裕也 更新：
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貸し会議室・ミーティングスペースの「時間貸し」を利用する人が増えています。
「シェアビジネス」によって、カーシェアリング（自動車の時間貸し）やAirBnB（民泊）などは一般に普及しました。
こうした流れとともに、貸し会議室大手のTKP（ティーケーピー）が、会議室や打ち合わせのスペースをネットで予約できるサイト「クラウドスペース」をリリースしています。
私は小さな会社を経営しているのですが、事務所が狭く、打ち合わせスペースはありません。
クラウドスペースは、私のような小規模な会社でも簡単に利用できる設計となっており、個人事業主やスタートアップ企業が打ち合わせ場所を設定するにはうってつけのサービスです。
この記事では、クラウドスペースの利用方法と、弊社の利用事例について解説します。
クラウドスペースとは？
クラウドスペース（Cloud Space）は、貸し会議室大手のTKP（ティーケーピー）が運営する、「会議室の時間貸し マッチングサービス」です。
TKP運営の貸し会議室だけでなく、第三者が提供する会議室・打ち合わせスペースも検索・予約できるようになっています。
２名程度の少人数での打ち合わせに使える会議室から、ホテルや結婚式場などの大規模なイベントスペースまで、大小問わず幅広い「空間」の予約が可能です。
・仕事の打ち合わせをしたいが、カフェだと話を周りに聞かれてしまうので避けたい。
・個人の料理教室を開催したいが、どこで場所を予約していいかわからない。
・打ち上げで立食パーティをしたいが良いイベントスペースはないか。
・全社集会で社員全員を集めたいが、そのようなスペースを自社では所有していない。
会議室には、ホワイトボードや電源などの基本設備が整っている他、有料でプロジェクターなどの貸出も受け付けています。
また、過去の利用者の「口コミレビュー」が閲覧できるので、設備の使い勝手や、部屋内がきれいかどうか、また話し声が外部に漏れないか？といった心配ごとも事前に解決できます。
一時的にスペースの確保が必要となる、「面接会場」として貸し会議室を使っている企業も見たことがあります。
このような一時的な場所の確保に対応できるのも、クラウドスペースの利用メリットです。
３分で打ち合わせスペースの予約が取れる
クラウドスペースの利用方法は極めて簡単です。
- 利用日
- 利用開始時間帯
- 人数
- 場所
- 利用用途
- 会場タイプ
を選択して「検索」すると、利用予定日に使える周辺の貸し会議室がヒットします。
スマホアプリも提供されているので、モバイル環境でもすぐ使えます。
利用予定日の空室状況が表示されていますので、利用を予定している時間帯が空室であれば、そのまま予約に進みます。
クレジットカードで決済を行い、その後「予約の確定」がメールで通知されます。
あとは、当日、予約した会議室に行って打ち合わせをするという仕組みです。
※初回のみ無料アカウントの登録が必要です
クラウドスペースで私が良く利用しているTKPの会議室があります。
１つは、会議室の受付でカギを受け取り、打ち合わせが終わったらカギを返す仕組みです。
もう１つは、受付を通ることなく、そのまま出向いて利用時間分だけ利用して、勝手に帰るという仕組みです。
どちらも、予約・利用に手間がかからないので気軽に使えると感じています。
利用料金は時間課金
利用をはじめるにあたって、入会金や年会費は不要です。会議室を予約した分だけ、料金が発生します。（支払いは事前決済です）
利用料金は会議室によって異なります。（予約状況によっても変動するかもしれません）
最低１時間からの利用で、その後は場所によって15分単位で予約できます。
一部の会議室は、「最低１時間30分から予約可能」などの制限がついていることもあります。
私は主に大阪で利用しているのですが、６名以内の小さな会議室なら「大阪中心部で１時間あたり2,500円程度」です。（TKPの会議室の場合）
クラウドスペースには、TKPではない第三者の会議室登録もあるので、状況によってはより安価に利用できる、格安の会議室が見つかる可能性もあります。
支払いは事前決済なので当日は貸し会議室を利用するだけです。
主な貸し会議室の予約サイト
私が過去に利用した中では、TKPのクラウドスペースが最も使いやすくておすすめです。
TKPの会議室はやや高めの料金設定ですが、遮音性に優れており重要な打ち合わせにも十分使えるだけの安心感があります。
私自身、クラウドスペースに落ち着くまで複数の貸し会議室予約サイトを使ってみました。
しかし、第三者が提供する打ち合わせスペースの中には、「遮音性が悪く話し声がつつ抜け」の場所も結構あります。
重要な打ち合わせで声がつつ抜けだと、取引先との関係性にも悪影響を及ぼしかねません。
事前に下見をしておくか、口コミレビューなどを見て、遮音性については特に気にかけておくことをおすすめします。
最近は貸し会議室の予約サイトが複数立ち上がっているので、主要なサイトをまとめておきます。
- クラウドスペース
- 個人的には最もおすすめしたいTKPの貸し会議室予約サイト。総室数2,355室。
- スペイシー
- １時間500円～貸し会議室が予約できる。ベンチャー企業の株式会社スペイシーが運営。
- スペースマーケット
- 9441件のレンタルスペースを予約。ベンチャー企業の株式会社スペースマーケットが運営。
※2018年6月時点
クラウドスペースでコストダウンを実現した話
記事の冒頭でも申し上げましたが、私の会社ではオフィスに打ち合わせスペースを設置していません。
あくまでもオフィスは作業スペースとなっていて、打ち合わせする時は外で行うようにしています。
しかし、スタバなどのカフェで打ち合わせをすると、どうしても会話の内容が隣の人に聞かれてしまうため、好ましくありません。
そこで私はこれまで、大阪市北区にある「グランフロント大阪 ナレッジサロン」という大きなコワーキングスペース（ビジネスサロン）に登録していました。
東京にも数多くのコワーキングスペースがあります。最近は、We Workのようなコラボレーションスペースも登場しています。
ナレッジサロンの会員になるためには、年会費10万円が必要でした。
会員になると、空いていれば会議室を借りることができ、会議室が空いていなくても「会員制のオープンスペースでの打ち合わせ」ができる仕組みです。
しかし、いくら会員制とは言っても「オープンスペース」での打ち合わせは、会話の内容が周りに聞かれる可能性があります。
また、お金を出して会員制のビジネススペースに登録している人の中には、怪しい人も少なからず存在するわけで、「やはり密室で会議・打ち合わせができる方が良いな」と思っていました。
場合によっては、自社で打ち合わせスペースを設けるためにオフィスの拡張も検討していたのですが、結果的にはクラウドスペースで、会議スペースを変動費化することで決定しました。
会議室を変動費化するとコストダウンに
私の場合、取引先とのコミュニケーションは主に、メール・電話・チャットやビデオ会議で行います。
ですので、実際にお会いして話をする機会というのはそう多くはありません。（個人事業主や小規模企業の多くの方がそうではないでしょうか？）
そのように考えると、クラウドスペースを活用し、１回あたり１時間の打ち合わせで、その都度3,000円を支払うと、10万円（ナレッジサロンの年会費）で33回分の会議室の利用ができることになります。
私の場合は、密室で話さなければならない打ち合わせは、年間33回もありませんから、これなら、打ち合わせ目的で利用していたコワーキングスペースを解約して、会議スペースを変動費化した方がよいことになります。
クラウドスペースを利用する場合、確実に会議室を予約することができ、しかも会話が周りに漏れる心配もありません。
- 取引先との打ち合わせがほとんどない方
- 打ち合わせの会話の内容が周りに聞かれるのが心配な方
- 遠方で急な打ち合わせが入る可能性のある方
このような方に、クラウドスペースは適していると思います。
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最後まで読んでいただきありがとうございました
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